6. Инструкция составителю/редактору. Источник. Справочник

Вы находитесь здесь: Разное - 4. Разъяснительные материалы • короткая ссылка на этот документ

6. Инструкция составителю/редактору

Справочник редактируется в среде Lotus Notes. Редактору необходимо иметь компьютер (PC или Mac) с установленным на нём Notes.

Как создать событие

Перейти в список События
Нажать кнопку Создать событие
Вести приблизительную дату события (Дату для сортировки).
Примечание: "приблизительная дата" необходима для правильной сортировки нового события относительно других событий. Как правило она совпадает с его реальным временем.
Этот параметер можно впоследствии изменить (меню: Actions / Исправить дату сортировки).
Дата для сортировки может содержать в себе не только дату, но и время (для более тонкой сортировки :-)
Заполнить (исправить) поле Когда. Формат - произвольный
Заполнить поле Название
Заполнить поле Комментарий
Если в поле Комментарий присутствуют иллюстрации - включить галочку в поле Признак наличия иллюстраций
Заполнить поле Адреса в интернете (имеется ввиду наличие mp3-записи этого события в интернете), если в этом есть необходимость.
Допускается внесение нескольких адресов, разделяемых концом строки (ENTER).
Для популярных интернет-ресурсов существуют сокращения (нажмите на хотспот Помочь?). Рекомендуется пользоваться этими сокращениями. Это не отлько облегчает ввод адресов, но и помогает быстро отреагировать в случае переезда ресурса на новое место.
После url через знак "|" можно написать комментарий. Он будет отображаться на веб-странице как всплывающий текст
Заполнить поле Категория в том случае, если:
- событие описывает альбом
- событие содержит интервью
- событие еще нельзя публиковать ("Неразобранное")
- событие не лезет ни в какие ворота и оно не должно присутствовать в хронологии ("Приложение")
Заполнить поле Комментарий к последнему обновлению: читателям и другим редакторам будет проще разобраться что собственно изменилось
Нажать кнопку Сохранить и закрыть

Как добавить исполнение в событие

Открыть нужное событие в режиме просмотра
Нажать кнопку Исполнение (выбрать)
...или скопировать список исполнений в буфер обмена и нажать кнопку Исполнения (вставить)

Как создать произведение (песню)

Перейти в список События
Нажать кнопку Создать песню
Заполнить поле названия песни.
Названий может быть несколько. Они разделяются концом строки. Обычно первым идет каноническое авторское название, затем вариации, затем первая строка (с многоточием на конце), затем вариации первой строки.
Заполнить поле Автор(ы). Если авторов несколько, то они разделяются запятой. Обязательно указание - чего он автор? (музыки или текста), через тире. Если и того и другого, то можно не детализировать. Первым идет фамилия, затем, через пробел - имя. Скорее всего автор уже был введен ранее, и его можно выбрать из списка. Если нет - пишите от руки. Пример: Гребенщиков Борис - музыка, Гуницкий Анатолий - текст.
Если поле поле Автор(ы) не заполнено, то произведение автоматически попадает в категорию Подскажите автора списка Help!
Заполнить поле Особенности: Инструментальная композиция / Стихи / Проза / БГ не является ни автором ни исполнителем
Заполнить поле Комментарий
Если в поле Комментарий присутствуют иллюстрации - включить галочку в поле Признак наличия иллюстраций
Нажать кнопку Сохранить и закрыть

Как создать словарную статью

Перейти в список Словарь
Нажать кнопку Создать статью
Заполнить поле названий статьи.
Названий может быть несколько. Они разделяются концом строки
Если статья является частью специального раздела словаря (Влияния БГ, Я знаю места...) - заполнить поле Категория.
Заполнить поле Комментарий
Если в поле Комментарий присутствуют иллюстрации - включить галочку в поле Признак наличия иллюстраций
Нажать кнопку Сохранить и закрыть

Как создать персону

Перейти в список Персоны
Нажать кнопку Создать персону
Заполнить поле Имя для сортировки. Например: Гарсия Альфредо. Т.е. - сначала фамилия, потом имя, через пробел
Заполнить поле Категория.

По отношению к группе:
- В разное время играли
- Вместе с "Аквариумом"
- Продюсер
- Звукорежиссер
- Оформители обложек
- Участник группы
- Художник по свету
- Директор группы
- Кинорежиссер

По отношению к справочнику:
- Автор (имеется в виду автор любого материала в справочнике. Все авторы, приславшие свои материалы в справочник, должны быть здесь)
- Источник записей
- Источник содействия
- Провайдер
- Историческая личность
- Цитируемый

От присвоения той или иной категории зависит появление персоны в разных списках.
Присвоение категории Отмечаем вставляет персону в список дней рождения.
Заполнить поле Адреса электронной почты. Можно несколько, через запятую.
Заполнить произвольным способом поле Имя.
Заполнить поле комментариев (фото, жизнеописания и т.д.)
Заполнить поле Участвовал также (для музыкантов)
Заполнить поле Инструменты (для музыкантов)
Заполнить поле День рождения.
Если поле День рождения не заполнено, а в Категории присутствует значение Отмечаем, то персона автоматически попадает в категорию Подскажите день рождения списка Help!
Если Вы не знаете год рождения - укажите 9999, тогда персона автоматически попадет в категорию Подскажите год рождения списка Help!
Заполнить поле Дата проявления (для имеющих отношение к группе)

Внешние ссылки

Указание целевого фрейма (рамки/окна) для ссылки: По умолчанию любая ссылка открывается в текущем фрейме - с основным меню справочника слева и т.д. Для внутренних страниц это нормально. Но для ссылок на внешние ресурсы это может выглядеть странно - как будто они есть часть справочника. А некоторые сайты (например Facebook) - вообще запрещают открывать свои страницы внутри чужих фреймов. Т.е. - посетитель нажимает на ссылку и получает белое окошко, без всяких объяснений. Чтобы это избежать нужно "объяснить" браузеру - в каком фрейме открывать ссылку при простом "клике":
1) Нажмите правую клавишу мышки на ссылке
2) Выберите "Свойства гиперобъекта..."
3) В поле Рамка впишите: _blank ("_blank" означает: "открой ссылку в новом окне")

(Если Notes после вставки не распознал ссылку как "гиперобъект" - сохраните документ и откройте снова)

У старых версий Notes (7.0.4), есть баг. Параметр Рамка не запоминается, если ссылка распознана-преобразована автоматически. Работает только вот так (немного длиннее):
1) Выделяете любой текст (например слово "здесь")
2) Потом меню: Создание / Гиперобъект / Связь
3) В поле Значение вставляете адрес, а в поле Рамка: _blank

Ещё одна альтернатива: кнопка Вставить внешний URL:
1) Копируете URL в клипборд
2) Ставите курсор в нужное место
3) Нажимаете кнопку Вставить внешний URL
...и получаете нечно вроде: [<a target='_blank' href='https://www.facebook.com/grebenshikov/'>https://www.facebook.com/grebenshikov/<a/>]Выглядит страшновато но в браузере всё должно быть ОК. Notes воспринимает всё внутри квадратных скобок как чистый HTML и отдаёт это браузеру без изменений.
Отображаемую часть этой конструкции можно потом поменять, например так: [<a target='_blank' href='https://www.facebook.com/grebenshikov/'>фейсбук БГ<a/>] (только это надо делать аккуратно и, в проверять, что потом получается в браузере, особенно поначалу)
Как получить прямую ссылку на пост в социальных сетях (Facebook, ВК, и т.д.): прямая ссылка везде прячется под датой-временем публикации.

Как сделать рассылку

Выполните команду Actions / Административное / Изготовить рассылку
Результаты работы программы будут сохранены в файл %TMP%\NewsLetter.eml и этот файл будет запущен на выполнение.
Скорее всего он откроется в почтовой программе Outlook Express.
Если вы вользуетесь другими почтовыми программами - просто откройте %TMP%\NewsLetter.eml в любом текстовом редакторе и перенесите адрес, тему и содержимое рассылки в новое письмо.
Файл %TMP%\NewsLetter.eml выглядит примерно так:
(содержимое отмечено коричневым цветом, оно начинается с @@NAME@@ и заканчивается @@AUTOHTML@@)

Програма ищет новые и обновлённые документы с даты последней выпущенной рассылки, и соответственно запоминает текущую.
Изменить это значение можно здесь: Actions / Техническое / Редактировать настройки / Дата последней рассылки

Команды, свойства и поля, общие для большинства документов

Поле Статус документа
- <<< НОВЫЙ >>> - документы с таким статусом попадают в список Обновления и отмечаются красным ромбиком
- ОБНОВЛЕН - документы с таким статусом попадают в список Обновления
- не обновлен - документы с таким статусом не попадают в список Обновления
- сохранить предыдущее - этот вариант виден только в режиме редактирования, он включается по умолчанию и означает сохранение предыдущего статуса
Примечание: Список Обновления сортируется по дате изменения документа. Она вычисляется автоматически (надеюсь часы в Вашем компьютере настроены правильно :-) Для того, чтобы искусственно передвинуть дату изменения документа воспользуйтесь командой Доп / дата изменения в режиме редактирования
Поле Нужна помощь?
Это поле надо заполнить если возможна и/или необходима помощь от сообщества. Документы с этим полем попадают в список Help!
Не берите все на себя! Делайте только то, что кроме Вас никто не сделает. Дайте потрудиться другим! :-)
Поле Красивые URL-ы
Документ, с таким полем получает дополнительный, "красивый" веб-адрес
Например, обычный адрес этого документа - http://handbook.severov.net/handbook.nsf/1/413b40c44b0832f1c32572e70059718a
А вот красивый - http://handbook.severov.net/handbook.nsf/on/man
Примечание1: дополнительных, красивых, адресов может быть несколько
Примечание2: для того, чтобы увидеть и скопировать адреса документа (красивые и не) выполните команду Показать URL
Примечание3: абсолютный адрес документа базы данных Lotus Notes состоит из следующих частей -
http://сервер/база_данных/список/документ?прочая_лабуда
- список - можно заменить на что-то короткое, например на 1 (в этом случае не будут работать только кнопки Предыдущее и Следующее)
- ?прочая_лабуда - может не указываться совсем. Это в подавляющем большинстве случаев ни на что не влияет.
Управление орнаментами
- Команда Доп / орнамент - уголок переопределяет орнамент по умолчанию в левом верхнем углу документа
- Команда Доп / орнамент - подвал переопределяет орнамент по умолчанию внизу документа
Команда Ссылка
позволяет выбрать документ из базы данных и вставить ссылку на него в то место поля комментариев, где стоит текстовый курсор
Команда Вставить URL
позволяет выбрать документ из базы данных и вставить его адрес туда, где стоит текстовый курсор. В отличии от предыдущей команды вставляет этот адрес не только в поле комментариев (Rich Text field), но вообще почти куда угодно.
Команда Связь (перекрестные ссылки)
Доступна только из режима просмотра документа. Позволяет выбрать другой документ и создать с ним перекрестную ссылку. Перекрестные ссылки видны внизу (Дополнительные ссылки). После создания ссылки ее можно разорвать, а также переименовать (в режиме просмотра документа).

Коллекции (Сборники)

Исполнения

или

Произведения

(т.е. - все исполнения данного произведения) могут входить в разного рода тематические

Коллекции

. В настоящий момент доступны следующие коллекции: АнБГлийские песни, Ебатория, Первые слова, Песни Вертинского, Песни Окуджавы. Коллекции видны через веб-интерфейс как

Произведения / сборники

Для тех случаев, когда в коллекцию должны попасть только отдельные исполнения, а не произведение целиком - делайте это только для исполнений:

Я знаю места

Это раздел толкового словаря. От остальных статей эти документы отличаются категорией (

Я знаю места...

), а также способом представления иллюстраций: превьюшки / полноразмерные картинки. Этот механизм реализуется через специальную форму таблиц Lotus Notes (таблица из одной строки и двух колонок, где каждая колонка доступна через свою вкладку). Проще всего скопировать такую таблицу из существующих документов и отредактировать.

Стандартные текстовые стили справочника

1) Заголовки (blue-header) - синий, 10 пунктов, полужирный. Отступ перед абзацем 1 1/2 интервала

2) Обычный текст (black)- черный, 9 пунктов. Отступ перед абзацем 1 1/2 интервала

3) От первого лица (blue) - темно-синий, 9 пунктов. Отступ перед абзацем 1 1/2 интервала
4) Ссылки в событиях и произведениях (red) - красный, 7 пунктов. Отступ перед абзацем 1 интервал

5) Ссылки и адреса в персонах (brown)- коричневый, 9 пунктов, полужирный. Отступ перед абзацем 1 1/2 интервала

6) Комментарий составителя (green) - зеленый, 9 пунктов, курсив. Отступ перед абзацем 1 1/2 интервала

Гарнитура шрифта для всех стилей справочника одна и та же - Default Sans Sreif.

Приемы быстрого редактирования текста в Lotus Notes

Вставить текст без форматирования: Ctrl+Shift+V
Выделить весь текст в текущем поле: Ctrl-A
Увеличить шрифт: F2
Уменьшить шрифт: Shift-F2
Жирный шрифт: Ctrl-B
Наклонный шрифт: Ctrl-I
Подчеркнутый шрифт: Ctrl-U
Увеличить левый отступ: F8
Уменьшить левый отступ: Shift-F8
Применить (методом перебора) какой-либо из предопределенных стилей: F11
Для того, чтобы удалить таблицу надо выбрать саму таблицу, а также захватить фрагмент текста до или после нее и нажать Del.
Для операций с абзацами (отступы, красная строка, центрирование и т.д.) не обязательно выбирать целиком обрабатываемый текст. Действие будет проведено над всем абзацем, в котором находится курсор.
Дополнительно текстом можно управлять
- С помошью меню Text / ...
- Кнопками на панели инструментов
- Через окно свойств (вызывается мышью: Right Click / Text Properties, либо с помошью клавиатуры: Alt-Enter)
- Кроме того в правом нижнем углу окна Lotus Notes располагаются кнопки, с помощью которых можно управлять гарнитурой, размером шрифта и предопределенным стилем.

Рекомендации по импорту текста из MS Word

Чтобы вставить в текст содержимое документа MS Word, или изображение JPG или GIF воспользуйтесь командой меню File / Import. Copy/Paste тоже работают, но при этом форматирование MS Word сохраняется хуже. Картинки через Copy/Paste вставлять строго запрещается - только через File / Import.
После импорта WinWord-документов постарайтесь избавиться от ненужных таблиц. Если у таблицы бесцветный фон и края, то она как-бы не видна, однако при попадании курсора в область таблицы в верхнем меню появляется команда Table. Перед уничтожением таблицы перенесите текст, содержащийся в ее ячейках в другое место документа.

Требования к иллюстрациям (очень важно!)

Иллюстрации могут быть только в формате JPG или GIF
Чтобы вставить иллюстрацию в текст воспользуйтесь командой меню File / Import. Вставка картинок через Copy/Paste строго запрещена
Перед вставкой изображений GIF или JPG убедитесь, что файл имеет адекватные параметры:
- размер: не более 20 кб (+/- 3 кб)
- размер максимальной из сторон: от 320 до 400 пикселов
После импорта иллюстрации недопустимо ее масштабирование, т.е. картинка еще до импорта должна соответствовать Вашим представлениям о том, как она должна выглядеть в документе.
Чтобы картинку мог обтекать текст: поставить курсор на картинку и вызвать меню Ctrl-K. В первом разделе - Text Wrap (выбрать нужное положение). Там же, в последней закладке - html в поле Other внести параметры отступа тескта hspace=10 vspace=7.

Способы поиска информации в Lotus Notes

Поиск и замена в текущем открытом документе
Поиск слов в Notes осуществляется приблизительно так же, как и в обычном текстовом редакторе. Если вы читаете или редактируете документ и хотите найти в нем местоположение определенного слова нажмите Ctrl+F, либо щелкните на кнопке с изображением бинокля, либо выберите в меню Edit / Find/Replace.
Если документ открыт в режиме редактирования, то поиск производится от текущего положения курсора до конца документа. Если вы находитесь в режиме чтения, поиск производится по всему документу сверху вниз. В режиме редактирования в поле Replace можно ввести слово или фразу, которая будет заменять собой выделенный участок найденного текста.
Поиск в списке документов
Внутри текущего списка документов можно осуществлять поиск аналогично способу, описанному в предыдущем параграфе (для больших списков этот способ неприменим по причине крайне малой эффективности). При удачном поиске курсор переместиться на найденную строку.
Поиск по первым буквам в списках документов
Убедитесь, что список отсортирован по той колонке, по которой Вы хотите произвести поиск.
Наберите несколько первых букв, с которых должна начинаться искомая строка (откроется диалоговое окно Starts with...) и нажмите Enter. Если список содержит в себе хотя бы одну строку с таким началом, то курсор переместиться на нее. Этот способ работает не для всех списков, но в некоторых случаях это единственный удобный способ поиска информации.
Поиск по текстовому индексу
Технология этого поиска аналогична тем, которые применяются в интернетных поисковых машинах. У базы данных есть регулярно обновляемый индекс (список указателей на все слова, содержащиеся в ней). В качестве результата запроса возвращается список найденных документов.
Для того, чтобы воспользоваться этим поиском откройте список документов, среди которых Вы хотите его осуществить, и щелкните на кнопке с изображением увеличительного стекла, либо выберите View / Search This View. В появившемся в верхней части списка поле введите текст, и нажмите кнопку Search. Будет произведен поиск во всех документах, представленных в списке. По завершении поиска в нём будут отображаются только найденные документы. Для возврата к просмотру всех документов следует щелкнуть по кнопке Clear Results.
По умолчанию документы перечисляются в порядке убывания количества вхождений искомого слова. Если Вы хотите изменить сортировку нажмите кнопку More и выберите способ сортировки в поле Sort results by. Также с помощью дополнительных настроек можно расширить область поиска (поля Use Word Variants и Fuzzy Search).
Индекс обновляется автоматически, после каждой репликации. Чтобы запустить обновление индекса вручную надо:нажмите кнопку More и кнопку Update Index.
Прерывание поиска
Поиск среди большого количества документов без индекса может занять весьма долгое время. Если вам надоест и вы решите остановить процесс поиска, это можно сделать, нажав сочетание клавиш Ctrl+Break. Этот способ также применим для прерывания многих других процессов в Lotus Notes.

Прочие вопросы

Как оперативно посмотреть результат своей деятельности через браузер -
Воспользуйтесь командой меню Actions / Prewiew in Web Browser.
Примечание 1: это будет очень похоже на то, что "отдает" сервер Lotus Domino, хотя в небольших деталях может различаться
Примечание 2: по возможности проверяйте результат своей работы в нескольких браузерах: Mozilla Firefox, Opera, MS Internet Explorer...
Я открываю базу или документ, а Notes "зависает", долгое время ничего не происходит -
Возможно в это время Notes занят какой-то масштабной деятельностью, например перестраивает список из нескольких тысяч документов. Обычно это однократная работа - в следующий раз действие выполнится быстрее. Также такое поведение возможно при неоптимально заданной команде поиска (см. ниже параграф "Способы поиска информации в Lotus Notes").
Обратите внимание на строку сообщений в нижней части окна Notes. Там может быть написано - чем занята программа. Если база открыта на сервере, то в левом нижнем углу может моргать изображение молнии - это означает, что идет обмен данными с сервером.
Если Вы не хотите ждать - нажмите Ctrl+Break и выполнение затянувшегося действия прервется.
Я произвожу какое-то действие, а на экран выскакивает окошко "Execution Security Alert" -
Lotus Notes спрашивает Вас - доверяете ли Вы разработчику, который запрограммировал это действие. Обычно такие запросы возникают, если Вы первый раз открываете какую-то базу данных, совершаете действие, которое раньше не совершали и т.д. Если личность разработчика не вызывает у Вас сомнений (а в большинстве случаев не должна) - выбирайте нижний пункт: Start trusting the signer to execute this action.

Реплики баз данных и репликация

Эта глава только для тех, у кого есть локальная реплика справочника. Если у вас её нет, или вы не знаете что это такое - то дальнейшее можно пропустить.

Вы редактируете базу данных, находящуюcя на Вашем локальном компьютере. Это называется

локальная реплика

. Для того, чтобы опубликовать результаты своей работы надо синхронизировать локальную и серверную реплики базы данных. Этот процесс называется

репликация

. Для осуществления репликации откройте вкладку репликаций (ярлык -

) и нажмите на кнопку

Start

Примечание: В базе данных на сервере могут произойти значительные изменения (например разработчик, по какой-то сверхважной причине произвел массовое обновление документов). В этом случае репликация может продолжаться дольше, чем обычно. Но это только однократная задержка.

Что делать, если репликация не приводит к должной синхронизации реплик:

Проверьте, настройки базы на репликацию в обе стороны. Для этого откройте свойства репликации базы данных и убедитесь, что включены следующие опции:
[v] Send documents to server
[v] Receive documents from server [Full Documents]
Репликатор активно использует значение текущего времени. Поэтому первое, что нужно сделать при возникновении проблем с репликацией - проверить настройки часов и временного пояса на Вашем компьютере.
В каждой базе данных хранится дата и время последней репликации с сервером. Благодаря этому экномится время, затрачиваемое Lotus Notes на репликацию (документы, изменявшиеся или созданные ранее даты последней репликации не анализируются на предмет обмена ими с сервером). Однако в некоторых "тяжелых" (и, к счастью, редких) случаях это полезное свойство мешает полностью синхронизировать локальную и серверную реплики базы даных. Если у Вас возникло подозрение, что очередная репликация не приводит к полному согласованию реплик, то дату и время последней репликации с сервером можно "сбросить": File / Replication / History / Clear All / Done. После этой операции репликатор будет вынужден сравнить даты изменения/создания всех документов реплицируемой базы данных, и, соответвенно, время следующей репликации увеличится (однократно), однако после этого можно быть в большей степени уверенным в идентичности реплик.

Конфликты, возникающие при репликации

Что будет, если два пользователя в двух разных репликах базы данных изменят один и тот же документ?
Во время репликации программа-репликатор воспримет эту ситуацию как конфликтную. Из двух документов (основываясь на дате и количестве сохранений) будет выбран один - победитель. Он будет продолжать свое существование в базе данных как обычный документ. Проигравший документ также останется в базе. В списках документов он будет находится рядом с оригинальной копией но будет помечен значком в виде серого ромбика:
Что надо сделать с таким документом?
Replication or Save Conflict документ подлежит удалению (с предварительным переносом всех необходимых изменений в документ-победитель).
Как избежать появления подобных документов?
Если Вы собрались что-то изменить в справочнике, то необходимо отреплицироваться:
- до начала работы
- после окончания работы
- а также можно и во время работы

Комментарии Facebook

Как подписаться на комментарии через RSS-канал?
Добавьте в вашу RSS-читалку канал по адресу http://handbook.severov.net/handbook_log.nsf/rss
По этому адресу можно найти только последние 100 комментариев.
Как работать с полным списком комментариев?
Открыть базу Notes c комментариями к справочнику: notes://garson3/handbook_log.nsf (попробуйте кликнуть на эту ссылку, если не сработает то вставьте её в поле Address в тулбаре Notes и нажмите Enter)
Если база с комментариями открылась, то на рабочем столе Notes останется её ярлычок, и в следующий раз можно будет открывать через него.

В базе с комментариями содержатся несколько списков. Рекомендуется пользоваться списком Overview.
Комментарии к конкретному документу можно найти по его уникальному идентификатору (UNID, 32-х-значное шестнадцатиричное число, его видно в каждом документе внизу, под списком авторов).
Искать в списке рекомендуется способом "Поиск по текстовому индексу", описанном выше.

Напишите нам, если есть что сообщить об этом документе

Created 2008-12-25 16:44:49 by Pavel Severov; Updated 2025-11-11 17:59:19 by Pavel Severov. UNID: 312D8D5AA5908AEEC325752A004B7069